In dieser fortlaufenden Artikelserie informieren wir Sie über die Möglichkeiten und Chancen von gut geplantem Einkaufsmanagement

Teil 1: Vom klassischen Einkauf zum ganzheitlichen Einkaufsmanagement

Die aktuelle Corona-Krise stellt Gastronomie- und Verpflegungsbetriebe vor existenzielle Herausforderungen. Umsätze der klassischen Bewirtung brechen weg, neue Konzepte sind gefragt (z.B. Delivery) und ggf. bestehende Problembereiche vor der Krise werden durch Corona nun umso deutlicher sichtbar. Als wichtiger denn je stellt sich in diesem Zuge die Optimierung des Einkaufs- und Warenwirtschaftsmanagements dar. Denn hier wird nicht „nur“ günstig eingekauft, sondern ist es wichtig, den gesamten Prozess der Beschaffung effizient auf die sich stets verändernden Kundenbedürfnisse auszurichten. Ganzheitliche Beschaffungskonzepte entlang der gesamten Wertschöpfungskette eines Gastronomiebetriebes sind gefragt, die gemeinhin als „Supply Chain Management“ (Warenwirtschaftsmanagement) bezeichnet werden.

Doch damit nicht genug: In Zeiten der Krise gilt es, möglichen Versorgungsengpässen vorzubeugen und neue Standbeine aufzubauen, um wirtschaftlich erfolgreich zu bleiben. Wertschöpfungsketten entwickeln sich zu Wertschöpfungsnetzwerken, die je nach Kundenanforderung im Markt „gespielt“ werden. Denn nur so können die immer höheren und individuelleren Kundenbedürfnisse auch morgen noch effizient und wunschgetreu bedient werden.

Der klassische Einkauf wird diesen umfänglichen Anforderungen nicht mehr gerecht, und dies nicht erst seit Corona. Und auch der Gastronomie-Manager von heute tut gut daran, sich bei diesem zeitintensiven Thema der Beschaffung professioneller Schlüsselpartner zu bedienen, die über ein umfassendes Netzwerk an regionalen und überregionalen Lieferantenpartnern in unterschiedlichster Ausrichtung verfügen, zusätzliche Preisvorteile z.B. über eine angeschlossene Einkaufsgemeinschaft erzielen sowie durch ein professionelles Beschaffungsmanagement und die Bereitstellung eines umfänglichen EDV-Warenwirtschaftssystems „on demand“ auch kurzfristig punkten können.

Ob ein Warenwirtschaftssystem eingeführt wird, sollte eigentlich in keiner gastronomischen Einrichtung mehr zur Diskussion stehen. Eher die Frage – in welcher Form. Dies entscheiden Sie als Verantwortlicher für die Verpflegung zusammen mit Ihrer Geschäftsführung und im Idealfall mit Ihrem Team. Aber schauen wir uns zunächst einmal genauer an, was den klassischen Einkauf von einem modernen, operativen Einkaufsmanagement unterscheidet.

Klassischer Einkauf ist nicht mehr zeitgemäß

Der klassische Einkäufer handelt ausschließlich preis- und machtorientiert. Die Beziehung zum Lieferanten ist gekennzeichnet durch kurzfristige Lieferantenwechsel und ein hohes beiderseitiges Misstrauen. Das Hauptziel beschränkt sich darauf, möglichst „billig“ einzukaufen und ein möglichst langes Zahlungsziel zu vereinbaren.

Ein solches Vorgehen ist z.B. im Care-Bereich auch heute vielfach noch üblich. Allerdings zeigt sich hier zunehmend, dass eine ökonomische Betriebsführung auf dieser Basis langfristig nicht möglich ist, da betriebswirtschaftliche Aspekte der Betriebsführung unter Vollkostenaspekten unberücksichtigt bleiben (z.B. Einsatz teurerer Convenience-Produkte, die jedoch eine Personaleinsparung ermöglichen), die Belange der Tischgäste („Qualität auf dem Teller“) vernachlässigt werden, ein teils immenser, im Alltag nicht mehr handhabbarer Kontrollaufwand entsteht und auch ein strategisches Einkaufsmanagement (z.B. Anpassung an wechselnde Markttrends) nicht erfolgt. Die daraus resultierenden Folgekosten sind in der Praxis vielfach deutlich höher als die in der Einzelbetrachtung von wenigen „Signalartikeln“ (z. B. Kaffee) erzielten Preisverbesserungen.

Ganzheitliches, operatives Einkaufsmanagement mit Schlüsselpartnern

Dagegen ist ein ganzheitliches, operatives Einkaufsmanagement dadurch gekennzeichnet, dass neben der reinen Preisverhandlung mit den Lieferanten ein ganzheitliches Management der Einkaufs- und Beschaffungsprozesse erfolgt. Dieses berücksichtigt jedoch noch keine strategischen Aspekte zur unternehmerischen Ausrichtung des Unternehmens, welche ebenfalls beschaffungsrelevant sind und nochmals separat dargestellt werden (siehe „Strategisches Einkaufsmanagement“).

Zielsetzungen des operativen Einkaufsmanagements sind die Schaffung von Kostentransparenz, die laufende Prozessoptimierung auf allen Einkaufs- und Beschaffungsebenen und die Betrachtung der Gesamtwirtschaftlichkeit bei allen Einkaufsentscheidungen. Das operative Einkaufsmanagement bezieht damit die gesamte Versorgungskette („Supply Chain“) von der Menü-/ Speisenplanung bis hin zum Verkauf/ Speisenausgabe sowie alle daraus resultierenden betrieblichen Folgeprozesse (Produktion, Reinigung und Entsorgung) in die Kaufentscheidung mit ein:

 

Abb. 1: Versorgungskettenmanagement („Supply Chain Management“)

Es gilt, die „richtigen“ Produkte in der „richtigen“ Menge und Gebindeart zum „richtigen“ Zeitpunkt am „richtigen“ Ort und unter Berücksichtigung aller vorgenannten Punkte zum „richtigen“ Preis zu beschaffen. Um dieses Ziel zu erreichen, ist die gesamte Versorgungskette letztlich konsequent, d.h. flexibel und bedarfsgerecht, an den Anforderungen der Tischgäste und Kunden auszurichten. Da letztere immer größere und individuellere Ansprüche an den Gastronomiebetrieb stellen, die nur durch ein umfassendes Netzwerk an Liefer- und Schlüsselpartnern befriedigt werden können, und gerade in Krisenzeiten der Versorgungssicherheit eine besondere Bedeutung zukommt, reicht die klassische Versorgungskette nicht mehr aus, sondern wir sprechen von Wertschöpfungsnetzwerken, die durch entsprechende externe Schlüsselpartner im Sinne des Kunden gesteuert und aktiviert werden.

Weitere Ziele sind:

  • Abbau von Beständen, Senkung der Lagerkosten
  • Verkürzung der Cash-to-Cash-Zyklen
  • Informationen in Echtzeit bieten
  • Informationsbasierte Entscheidungen treffen
  • Interaktion zum Gast
  • Erhöhung der Wirtschaftlichkeit

Die Bereitstellung umfassender, online-basierter EDV-Einkaufs- und Warenwirtschaftssysteme, die begleitenden Einkaufsdienstleistungen sowie sowie die Möglichkeit zur Erzielung weiterer preislicher Einsparungen in Zusammenarbeit mit externen Einkaufsdienstleistern wie der S&F-Gruppe nehmen in diesem Zuge eine Schlüsselstellung ein.

Was es genau bedeutet, die „richtige“ Ware zum „richtigen“ Zeitpunkt in der „richtigen“ Menge und zum „richtigen“ Preis zu beschaffen, werden wir Ihnen im Beitrag des kommenden Newsletters erläutern.

Weitere Informationen hierzu unter einkauf@sundf-gruppe.de oder per Telefon: 02941-66048-412.