In dieser fortlaufenden Artikelserie informieren wir Sie über die Möglichkeiten und Chancen von gut geplantem Einkaufsmanagement
„Richtig“ einkaufen in Krisenzeiten Teil 3
In den bisherigen Teilen haben wir uns im Wesentlichen mit den Möglichkeiten externer Schlüsselpartner im Bereich des Beschaffungsmanagements sowie dem praktischen Versorgungskettenmanagement („Supply Chain Management“) befasst. Heute geht es um ein Thema, das erfahrungsgemäß ebenfalls ein sehr großes Interesse weckt:
Teil 3: Der „richtige“ Preis
Die Preisfindung unterliegt einer Vielzahl von Einflussfaktoren auf Kunden- und Lieferantenseite. Wesentlicher Werthebel zur Verbesserung der Preiskonditionen aus Kundensicht ist die Bündelung des eigenen Einkaufsvolumens zur Erzielung einer größeren Verhandlungsmacht gegenüber den Lieferanten sowie, aus Lieferantensicht, die Ermöglichung einer langfristigen Lieferkalkulation.
Die Einkaufsbündelung kann in mehreren Stufen erfolgen:
- Reduzierung der Artikelvielfalt (Angebotsstandardisierung)
- Konzentration der Lieferantenstruktur
- Zusammenführung des Einkaufsvolumens mehrerer Standorte bzw. Regionen
- Kooperation mit einer externen Einkaufsgemeinschaft
Die Kooperation mit einem externen Einkaufsverbund wie dem S&F-Einkaufsportal bietet gerade kleineren gastronomischen Betrieben eine sehr attraktive Möglichkeit, zusätzliche Verbesserungen der eigenen Preiskonditionen zu erzielen. Vielfach können über die damit einhergehenden Einsparungen auch die EDV-Kosten für das meist parallel bereitgestellte Einkaufs- und Warenwirtschaftssystem komplett kompensiert werden, so dass letzteres im Markt sogar teilweise kostenfrei angeboten wird – bei zusätzlich zugesicherter Einsparung in den Konditionen.
Wichtig ist, dass die Einkaufsphilosophie des Kunden bezogen auf die regionalen und überregionalen Lieferanten auch bei einer Mitgliedschaft im Einkaufsverbund identisch abgebildet wird. Dies ist nicht zuletzt aus regionalpolitischer Sicht des Gastronomiebetriebs essentiell und kann anderenfalls schnell zu negativen Rückkopplungen bis hin zu drastischen betriebswirtschaftlichen Einbußen, z.B. infolge einer plötzlich sinkenden Tischgastzufriedenheit, führen.
Auswahl der „richtigen“ Beschaffungsstrategie
Wesentliche Auswirkungen auf die Preisbildung wie auch die Beschaffungsprozesse hat die gewählte Beschaffungsstrategie. Hier gilt es grundlegende Fragen zur strategischen Ausrichtung des Einkaufsmanagements zu klären, die wiederum eine starke inhaltliche Verknüpfung zur strategischen Ausrichtung des Gastronomiebetriebs insgesamt aufweisen: Inwieweit sollen z.B. ökologische oder auch gesellschaftliche Aspekte der Nachhaltigkeit bei der Artikel- und Lieferantenauswahl berücksichtigt werden? Sollen die Mitarbeiter Zugriff auf das Gesamtsortiment erhalten oder nur auf einen abgegrenzten, im Vorfeld (systemgastronomisch) definierten Warenkorb zugreifen dürfen? Welche Rolle nehmen die regionalen Lieferanten vor Ort ein? Diese und weitere Aspekte sollten im Vorfeld in Abstimmung mit der Unternehmensführung definiert werden, um damit die Basis für die weitere Artikel- und Sortimentsspezifikation zu schaffen.
Abb.1: Ausprägungen der Beschaffungsstrategie
Grundsätzlich steigt die Komplexität der Folgeprozesse im Einkauf mit zunehmender Lieferantenanzahl (z. B. Warenannahme, Rechnungsbearbeitung). Erfolgt dagegen eine Konzentration des Liefervolumens auf weitgehend einen Lieferanten im Marktsegment des Vollsortiments (sog. „One Hand-Strategie“), induziert dies vielfach einen fehlenden Wettbewerb, eine zunehmende Abhängigkeit und damit tendenziell steigende Preise. Eine sog. „duale Strategie“, bei der zwei Lieferanten des Vollsortiments (sog. „Grossisten“) gezielt in den Wettbewerb gestellt werden, löst dieses Dilemma. Die konsequente Umsetzung einer solchen dualen Strategie wird durch entsprechende EDV-Systeme vielfach überhaupt erst möglich. Gleichwohl ist jede Entscheidung über die Beschaffungsstrategie immer betriebsspezifisch zu treffen. Entsprechend flexibel sollte dies auch über die jeweils gewählte EDV-Systematik bzw. den jeweiligen Einkaufsdienstleister abbildbar sein.
Tab. 1: Einkaufsstrategien im Vergleich
Zentrale und dezentrale Beschaffungskompetenzen
Bei Verbünden mehrerer (z. B. systemgastronomischer) Gastronomiebetriebe stellt sich zudem die Frage, inwieweit die Beschaffungskompetenzen in die Region vergeben werden bzw. welche Schlüsselfunktionen des Einkaufsmanagements in der Unternehmenszentrale verbleiben. Während bei der zentralen Beschaffung eine spezialisierte Stelle eingerichtet ist, der die Beschaffung für alle Bereiche und Bedarfsträger obliegt, wird bei der dezentral organisierten Beschaffung jeder Bedarfsträger seine Beschaffungen selbst durchführen. In der Beschaffungspraxis sind meist Mischformen in Abhängigkeit von der gastronomischen Ausrichtung sowie den im Einzelnen betrachteten Losen zu beobachten. Tendenziell sollte bei Verbünden mindestens die Beschaffungsstrategie zentral festgelegt werden, während der operative Einkauf – je nach Segment – auch dezentral erfolgen kann.
Der Einsatz eines online-basierten Einkaufs- und Warenwirtschaftssystems wie dem S&F-Einkaufsportal bietet auch hier vielfältige Steuerungsmöglichkeiten. Den Gastronomiebetrieben kann zum Beispiel ein zentral definierter Rezeptpool freigeschaltet werden, der zentral definierte Budget- und Qualitätsvorgaben erfüllt. Alle Betriebe greifen für die Menü-/ Speisenplanung auf diesen zentralen Rezeptpool zu, erhalten jedoch gleichfalls die Möglichkeit, das Speisenangebot aus diesem Rezeptpool heraus vor Ort ggf. z.B. um regionale Tagesgerichte zu ergänzen. Damit werden sowohl die Anforderungen der Zentrale (Einhaltung der stringenten Budget- und Qualitätsanforderungen, Volumenbündelung) erfüllt als auch die regionale Kompetenzen gestärkt. Über eine zentral organisierte Beschaffung können zudem Bedarfe gebündelt und somit bessere Preis-, Zahlungs- und Lieferkonditionen erzielt werden. Weitere Aspekte, die bei der Bewertung dieser strategischen Frage relevant sind, verdeutlicht die nachfolgende Abbildung:
Abb.2: Zentrale vs. dezentrale Beschaffungsstrategie
Im kommenden Teil zeigen wir Ihnen, wie Sie mit einem zeitgemäßen Einkaufscontrolling Ihren Gastronomiebetrieb effizient steuern.
Weitere Informationen hierzu unter einkauf@sundf-gruppe.de oder per Telefon: 02941-66048-0.
