In dieser fortlaufenden Artikelserie informieren wir Sie über die Möglichkeiten und Chancen von gut geplantem Einkaufsmanagement

„Richtig“ einkaufen in Krisenzeiten Teil 4

Im letzten Teil haben wir insbesondere die Preisfindung aus Sicht eines ganzheitlichen Supply Chain Managements betrachtet. Heute geht es darum, wie in effizientes Einkaufscontrolling etabliert werden kann.

Teil 4: Einkaufscontrolling

Eine der Grundanforderungen EDV-gestützter Einkaufs- und Warenwirtschaftssysteme ist die Schaffung von Kostentransparenz in der Beschaffung, indem alle Waren- und Güterströme in einem gastronomischen Betrieb – angefangen beim Einkauf, über die Warenannahme, die Disposition, Lagerhaltung und Lagerlogistik, die Produktion bis hin zur Speisen- und Getränkeabgabe an den Gast sowie die Abrechnung mit den Gästen und den Lieferanten – abgebildet werden. Ziel ist es, einen aktuellen Einblick über die betrieblichen Leistungen bzw. Warenströme (Wareneingänge, Speisen-/ Getränkeausgaben) zu gewinnen, um ggf. steuernd oder optimierend eingreifen zu können. Denn: Nur wer durch kontinuierliche Auswertung von Bestandsabweichungen oder Defiziten im Warenfluss erfährt, kann entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten.

Eine der wichtigsten Kennzahlen in der Gastronomie und Hotellerie ist die Berechnung des Warenverbrauchs und daraus abgeleitete Berechnung der Wareneinsatzquote, der sog. „Food Cost“. Die Berechnung des Warenverbrauchs wird wie folgt vorgenommen:

Tab 1: Berechnung des Warenverbrauchs

Die Berechnung der Wareneinsatzquote erfolgt gemäß folgender Formel:

Warenverbrauch in EUR x 100 / Nettoumsatz in EUR = Wareneinsatz in %

Als Faustregel für die Gastronomie gilt, dass der Wareneinsatz ca. 30% der Nettoumsätze betragen sollte, um sonstige Produktionskosten und Gewinn abzudecken.

Die sog. „ABC-Analyse“ stellt in diesem Zuge ein weiteres betriebswirtschaftliches Analyseverfahren dar, das dazu verwendet wird, den Materialverbrauch nach Wertgrößen zu gruppieren. Viele Güter werden nach absteigender Ordnung in A-, B-, und C-Güter unterteilt. Eine typische ABC-Analyse in Gastronomiebetrieben dient dazu, zwischen A-Lebensmitteln (hoher Wert- und geringer Mengenanteil), B-Lebensmitteln (mittlerer Wert- und Mengenanteil) und C-Lebensmitteln (geringer Wert und hoher Mengenanteil) zu differenzieren. Die ABC-Analyse verschafft einen Überblick über die Zusammensetzung des Warenlagers und dient als Basis für die Vereinbarung der Einkaufskonditionen mit den Lieferanten. Angesichts der immer kürzer werdenden Lieferzeiten nimmt die ABC-Analyse einen wichtigen Stellenwert in Gastronomiebetrieben ein. Es können solche Lebensmittel identifiziert werden, bei denen zum Beispiel eine Lagerhaltung zugunsten einer Just-in-time-Anlieferung aufgegeben wird. Ziel ist eine Erhöhung der Wirtschaftlichkeit, indem die Bezugs- und Lagerkosten gesenkt werden.

Mögliche Vor- und Nachteile der ABC-Analyse sind:

  • Analyse komplexer Probleme mit vertretbarem Aufwand durch eine Beschränkung auf wesentliche Faktoren
  • Einfache Anwendbarkeit
  • Methodeneinsatz ist vom Untersuchungsgegenstand unabhängig (abgesehen von qualitativen Faktoren)
  • Mögliche übersichtliche und grafische Darstellung der Ergebnisse
  • Grobe Einteilung in drei Klassen
  • Einseitige Ausrichtung auf ein Kriterium
  • Keine Berücksichtigung qualitativer Faktoren
  • Bereitstellung konsistenter Daten als Voraussetzung

Die sog. „XYZ-Analyse“ ergänzt die ABC-Analyse, indem eine Klassifikation von Gütern nach der Regelmäßigkeit ihres Verbrauchs vorgenommen wird. Meist werden anhand von empirischen Erfahrungen, Ergebnissen von Stücklistenauflösungen oder durch die Ermittlung von Variations- bzw. Schwankungskoeffizienten Güter einer Klassifikation bezüglich ihrer Umsatzregelmäßigkeit (Verbrauch und dessen Vorhersagbarkeit) zugeordnet. Güter, die sehr regelmäßig und in einigermaßen konstanten Stückzahlen verbraucht werden, werden als X-Güter bezeichnet, während der Verbrauch von Y-Gütern schwankend und der von Z-Gütern unregelmäßig verläuft.

Zusammengefasst können in Gastronomiebetrieben folgende Klassen für Lebensmittel nach deren Verbrauch gebildet werden:

  • X-Lebensmittel: relativ konstanter Verbrauch
  • Y-Lebensmittel: schwankender Verbrauch (meist trend- oder saisonabhängig)
  • Z-Lebensmittel: (völlig) unregelmäßiger Verbrauch

Das operative Einkaufscontrolling sollte sich jedoch nicht nur auf monetäre Aspekte beziehen, sondern auch auf die Einhaltung der weiteren Prozess-, Lieferanten- und Kundenvorgaben konzentrieren und so dem Gastronomiemanager ein ganzheitliches, erfolgsorientiertes Einkaufsmanagement ermöglichen. Ein praktisches Beispiel bildet die sog. „Einkaufsscorecard“, in der die Erfüllung der Zielvorgaben je betrachteter Controlling-Perspektive in Form eines Ampelsystems täglich angezeigt wird:

Die WERT-Perspektive
hat das Ziel, die Warenkosten zu reduzieren und misst die Zielerreichung z.B. als „Food Cost“ (Gastronomie) oder Wareneinsatz je Beköstigungstag (Klinikgastronomie).

Die KUNDEN-Perspektive
weist als Ziel die Erhöhung der Kundenzufriedenheit bzw. Reduzierung der Kundenreklamationen auf und misst dies z.B. in Form der Reklamationsquote in %.

Die PROZESS-Perspektive
verfolgt als Ziel die Einhaltung der internen Prozessvorgaben und misst dies z.B. über die Einhaltung der Hygienevorgaben bei der Anlieferung.

Die LIEFERANTEN-Perspektive
hat die Konzentration auf Schlüssellieferanten zum Ziel und misst dieses z.B. über das Einkaufsvolumen strategisch wichtiger A-Lieferanten.

Weitere Informationen hierzu unter einkauf@sundf-gruppe.de oder per Telefon: 02941-66048-412.