In dieser fortlaufenden Artikelserie informieren wir Sie über die Möglichkeiten und Chancen von gut geplantem Einkaufsmanagement

Die Corona-Krise zwingt viele Gastronomiebetriebe, auch das Thema „Einkauf und Warenwirtschaft“ neu zu denken. Externe Schlüsselpartner wie das S&F-Einkaufsportal können hier neuen Schub bringen.

Teil 5: Internetbasiertes Einkaufs- und Warenwirtschaftsmanagement

Prozess- und Preisvorteile internetbasierter Einkaufsportale

Während es im Privaten schon weitestgehend normal ist, online z.B. Essensbestellungen beim Delivery-Dienst vorzunehmen, hat dieser Trend im Zuge der weltweiten Vernetzung und Ausbreitung des Internets auch für die Nutzung internetbasierter Einkaufs- und Warenwirtschaftssysteme eine rasante Entwicklung genommen. Im Gegensatz zu bisherigen Stand-Alone-Lösungen müssen diese häufig auch als „cloud-basierten“ bezeichneten Systeme nicht mehr vor Ort installiert werden. Für den Kunden geht dies u.a. mit erheblich reduzierten Folgekosten einher (z. B. Software, Wartung, Administration, Serverkapazitäten).

Ergänzend werden im Zuge der Mitgliedschaft in einer Einkaufsgemeinschaft häufig weitere Einkaufsdienstleistungen angeboten, die sich z.B. auf die Durchführung von Ausschreibungen, die Vernetzung mit einer Vielzahl potenzieller regionaler und überregionaler Lieferanten sowie die Erstellung von Marktpreisberichten zur Verifizierung der Preisentwicklung beziehen. Diese erlauben dem Gastronomiemanager in Zeiten zunehmender Arbeitsverdichtung eine Konzentration auf sein Kerngeschäft – der externe Einkaufsdienstleister wird zum „verlängerten Arm im Einkauf“.

Die Finanzierung solcher Einkaufsportale erfolgt entweder durch den Kunden in Form einer Nutzungspauschale und/ oder durch die angeschlossenen Lieferanten (und damit für den Kunden vielfach kostenfrei, wie z.B. auch beim S&F-Einkaufsportal). Für den Gastronomiemanager bietet sich hier die Möglichkeit, nicht nur erhebliche Preis-, sondern auch deutliche Prozessvorteile zu erzielen:

  1. Mitgliedschaft im Einkaufsverbund

Deutliche Verbesserung der Preiskonditionen durch gemeinsame Volumenbündelung

Benchmarking der eigenen Einkaufskonditionen

  1. Bereitstellung des internetbasierten Einkaufs- und Warenwirtschaftssystems
      • Optimierung des Bestellprozesses
      • Artikelinformationen und Preise werden tagesaktuell für alle regionalen und überregionalen Lieferanten des Kunden auf einer Bestellplattform hinterlegt
      • Automatisierte Preisüberwachung entsprechend der Qualitätsvorgaben des Kunden
      • Umfassende Kostentransparenz, Budgetsteuerung
      • Abbildung neuer Einkaufsstrategien, z. B. duale Beschaffung
      • Hinterlegung von Produkt- und Bestellvorgaben in Form von Einkaufslisten für alle Mitarbeiter (Qualitätssicherung, Angebotsstandardisierung)
      • Deutliche Erleichterung der Inventur
      • FIBU-Anbindung für Inventurdaten und Rechnungsprüfung
      • Elektronische Lieferschein- und Rechnungsprüfung
      • Kassenanbindung (Soll-/ Ist-Bestandsanalysen, Verkaufsanalysen, Gewinnmargenermittlung)
      • Zentraler Rezept- und Menüplan-Pool
      • Optional: Menübestellsystem, Speisenerfassung
      • Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen (z.B. Deklaration der Allergene und Zusatzstoffe gemäß Lebensmittelinformationsverordnung)
      • Kurzfristiger Einstieg über internetbasiertes System
      • Kein Installationsaufwand, Vermeidung zusätzlicher Investitionen
      • Optional: Übernahme der Corporate Identity inkl. Logo des Betriebs

 

  1. Begleitendes Einkaufsmanagement des externen Dienstleisters
      • Professionelle Durchführung und Auswertung zeitintensiver Ausschreibungen nach Kundenvorgabe
      • Erstellung von Preisbewertungen bei Preisänderungsmitteilungen der Lieferanten
      • Laufendes externes Preiscontrolling (z. B. Abgleich mit Großhandelspreisindex des Statistischen Bundesamtes)
      • Marktrecherchen in Anlehnung an den übrigen Lieferantenpool des Dienstleisters
      • Externe Prüfung und Hinterlegung von systemgastronomischen Sortimentsvorgaben im internetbasierten Einkaufssystem

Systemarchitektur und Schnittstellenmanagement

In vereinfachter Form handelt es sich beim internetbasierten Einkaufs- und Warenwirtschaftssystem um ein E-Procurement-System zur elektronischen Beschaffung und Bestellabwicklung mit Warenwirtschaftsfunktion. Die S&F-Gruppe arbeitet hier z.B. mit den EDV-Plattformen necta, jb-x und coptec zusammen, die allesamt als eigenes „S&F-Einkaufs- und Warenwirtschaftssystem“ vertrieben, geschult und im Support betreut werden. Als Systemvoraussetzung werden lediglich ein internetfähiges Gerät (PC, Tablet, Smartphone), ein Internetbrowser sowie ein Internetzugang benötigt, um die Anwendung über eine sog. „Cloud“ (externe Serverkapazitäten) abzurufen. Installationen oder umfangreiche Investitionen sind in diesem Fall nicht mehr erforderlich.

Die kundenindividuell freigeschalteten Lieferanten stellen ihre Artikel- und Preisdaten über ein definiertes Datenaustauschformat oder eine bestehende B2B-Schnittstelle im Einkaufssystem tagesaktuell und zentral zur Verfügung. Die Datenbereitstellung umfasst neben den eigentlichen Artikel- und Preisdaten auch mindestens Angaben zu deklarationspflichtigen Allergenen und Zusatzstoffen gemäß der Lebensmittelinformationsverordnung (LMIV). Der Kunde greift über geeignete Clients (z.B. Tablets, Küchen-PC) von beliebiger Stelle aus auf das Einkaufs- und Warenwirtschaftssystem zu und führt in diesem seine Bestellung in Form eines Warenkorbsystems durch. Ggf. sind nur bestimmte Systemfunktionen (z.B. Bestellung, Wareneingangsbuchung, Inventur) für Tablets oder andere mobile Endgeräte optimiert, während weitergehende Systemfunktionen (z.B. Lagermanagement, Rechnungsprüfung) zur Nutzung am Küchen-PC konzipiert sind.

Eine automatisierte, kundenspezifisch hinterlegte Preisvergleichsfunktion und ein umfassendes Berichtswesen ermöglichen dem Gastronomiemanager eine tagesaktuelle Preis- und Budgetkontrolle. Die Rechnungstellung erfolgt in der Regel weiterhin direkt zwischen Nutzer und Lieferant oder in Ausnahmefällen unter Zwischenschaltung eines externen Einkaufsdienstleisters:

 

Abb.1: Internetbasiertes Einkaufsmanagement „On Demand“

Durch die Auslagerung der EDV auf externe Cloud-Lösungen entfallen kostspielige Investitionen und Bereitstellungskosten in umfassende Warenwirtschaftssysteme, d.h. die damit einhergehenden Fixkosten werden an externe Dienstleistungsunternehmen ausgelagert und damit flexibilisiert. Letztere nehmen je nach Dienstleistungsumfang nicht nur die technische Softwarebereitstellung, -schulung und den Support, sondern auch weitergehende Funktionen vom Lieferanten- und Datenmanagement bis zum externen Einkaufsmanagement wahr.

Das EDV-Einkaufs- und Warenwirtschaftssystem sollte grundsätzlich die Möglichkeit bieten – modular wählbar –, die gesamte Prozesskette der Beschaffung abzubilden, d.h. von der Warendisposition auf der Basis von Planmengen je Gericht, über das Einkaufs- und Bestellwesen mit der entsprechenden Kostentransparenz bis zur Erfassung und Verarbeitung interner und externer Bestellungen im Rahmen der weiteren Produktionsplanung und Kommissionierung. Der tatsächliche Umfang der Systemnutzung sollte immer individuell je Gastronomiebetrieb auf dessen Betriebsgröße und spezifische Anforderungen abgestimmt werden.

Abb.2: Ganzheitliches Beschaffungsmanagement als EDV-Systemforderung

Die Anbindung externer Clients bietet neue, effiziente Möglichkeiten zur Optimierung der Warenwirtschaft. Beispiel: Über die Anbindung von externen Kassensystemen können z.B. Kassenbuchungen automatisch eingelesen und die damit verknüpften Lagerartikel systemseitig vom Lagerbestand abgebucht werden. Der sich daraus ergebende Soll-Lagerbestand kann mit dem Ist-Lagerbestand laut Inventur abgeglichen und die Soll-Ist-Bestandsabweichung entsprechend analysiert werden.

Tools zur Big Data-Analyse ermöglichen beispielsweise nicht nur rückwärts gerichte