Die Corona-Krise zwingt viele Gastronomiebetriebe, auch das Thema „Einkauf und Warenwirtschaft“ neu zu denken. Im Folgenden werden ausgewählte digitale Wertschöpfungsfaktoren beschrieben, die teils mit erheblichen Einsparungen und Prozessverbesserungen einhergehen.

Teil 6: Ausgewählte Wertschöpfungsfaktoren der Digitalisierung

Automatisierter Produkt- und Preisvergleich

Internetbasierte Bestellsysteme oder -plattformen externer Dienstleister sollten unabhängig betrieben werden sowie einen Produkt- und Preisvergleich ermöglichen, der individuell auf die Anforderungen des gastronomischen Betriebes ausgerichtet ist. Bestellplattformen, die seitens der Lieferanten bereitgestellt werden, erfüllen diese Kriterien in der Regel nicht oder nur sehr schwer. Auch wenn diese vorgeben, ggf. weitere Lieferanten im eigenen System freizuschalten, ist die tatsächliche Lieferantenauswahl in der Regel begrenzt und es entsteht eine Lieferanten- sowie Systemabhängigkeit, die nur schwer wieder aufgebrochen werden kann.

Wird dagegen eine lieferantenunabhängige EDV-Lösung oder ein entsprechender Einkaufsdienstleister wie z.B. das S&F-Einkaufsportal gewählt, können durch die Einkaufsplattform komplett neue Einkaufsstrategien gewählt werden. So wird die konsequente Umsetzung einer dualen Sourcing-Strategie nebst damit verbundenem Preisvergleich über das gesamte Kernsortiment durch eine entsprechende EDV-Systematik, welche den Nutzer direkt bei der Bestellung auf den jeweils günstigsten Artikel führt, überhaupt erst möglich, da zeitaufwendige manuelle Preisvergleiche entfallen.

Lagermanagement

Internetbasierte Einkaufssysteme schaffen Prozess- und Kostentransparenz und reduzieren die Prozesskosten durch eine Optimierung der Einkaufs- und Bestellprozesse nachhaltig. Heutige Systeme weisen darüber hinaus jedoch vielfältige Prozessverbesserungen und –erleichterungen auf, welche tief in das weitere Beschaffungsmanagement des Kunden hineingreifen. Ein Beispiel bildet die Optimierung des Lagermanagements: Warenlieferungen können über mobile Scanner als Wareneingang gebucht und mit den Bestellungen z. B. anhand elektronischer Lieferscheine abgeglichen werden. Wareneingänge werden durch vordefinierte Qualitätskriterien erfasst und elektronisch ausgewertet. Ein HACCP-Stempel im EDV-System sorgt für eine jederzeitige Lieferantenbewertungsmöglichkeit. Über entsprechende Beschriftungen mit Melde-/ Mindestbestand am Lagerort des Artikels kann die gesamte Lagerorganisation über das Einkaufssystem erfolgen bzw. abgebildet werden. Zur Aufnahme der Bestellung oder der Inventur können auch mobile Geräte (z. B. Tablets) verwendet werden, welche – betrieben über eine entsprechende App – den Bestellbedarf oder Inventurbestand per Einscannen des QR-Codes beim Lagerartikel direkt aufnehmen.

Erhebliche Prozesseinsparungen sind auch über die EDV-gestützte Inventur möglich. Wurden bislang die Einkaufspreise zur Bewertung des Inventurbestands mit hohem zeitlichen Aufwand den Rechnungen des Kunden entnommen, sind diese nun im EDV-System nach Kaufdatum verfügbar. Der Aufwand zur Erstellung einer Lagerbestandsbewertung reduziert sich dadurch nachhaltig. Zudem bieten moderne EDV-Systeme heute die Möglichkeit, eine Plausibilitätsprüfung der Lagerbestände vor Ort durchzuführen. Dies ist z.B. in der Systemgastronomie ein wesentlicher Optimierungshebel. In diesem Fall erfolgt auf der Basis der Kassenbuchungen eine automatisierte Lagerabbuchung der Kassenartikel (bzw. der Zutaten der verkauften Rezeptartikel) aus dem Lager. Daraus entsteht ein Soll-Lagerbestand. Im Rahmen der händischen Inventur wird z.B. monatlich der tatsächliche Lagerbestand erfasst und dem Sollwert gegenübergestellt. Die Unternehmenszentrale erhält somit eine zeitnahe Aussage darüber, ob die tatsächlichen Lagerbestände (und damit das gebundene Kapital vor Ort) plausibel sind oder nicht.

Rechnungsprüfung

Die Lieferschein- und Rechnungsprüfung erfolgt bereits vielfach in elektronischer Form, indem sowohl die Lieferscheine als auch Rechnungen vom Lieferanten elektronisch übermittelt, mit den vereinbarten Preisen im System abgeglichen und über eine kundeninterne Schnittstelle an die Finanzbuchhaltung zur weiteren Zahlungsanweisung elektronisch übermittelt werden. Um den Aufwand der Rechnungsprüfung zusätzlich zu reduzieren, kann dieser entweder extern vergeben oder in Form einer Gutschrift an den Lieferanten ausgelagert werden. D.h. der Kunde prüft lediglich beim Wareneingang die Vollständigkeit sowie preislich korrekte Lieferung der Ware und erstellt auf dieser Basis eine Gutschrift an den Lieferanten, die von diesem geprüft wird.

Produktion

Ganzheitliche internetbasierte EDV-Einkaufs- und Warenwirtschaftssysteme unterstützen den Nutzer bei der Menü-/ Speisenplanung und Bedarfsermittlung für die weitere Warendisposition über im System hinterlegten Rezepturen, die wiederum aus Rezeptbausteinen oder einzelnen Zutaten bestehen. Die Zutaten sind mit den Lieferantenartikeln der Lieferpartner verknüpft und erlauben so eine tagesaktuelle Bewertung der Warenkosten je Rezeptur – ohne eine manuelle Preispflege. Auf diese Weise kann auch die Menü-/ Speisenplanung auf der Basis aktueller Plan-Warenkosten entsprechend den eigenen Budgetvorgaben erfolgen.

Der Menü-/Speisenplan kann darüber hinaus entsprechend den Design-Vorgaben des Kunden direkt aus dem Einkaufs- und Warenwirtschaftssystem gedruckt werden. Über eine Verknüpfung der übermittelten Inhaltsstoffe der Lieferanten oder des Bundeslebensmittelschlüssels (BLS) können Nährwerte sowie Allergene und Zusatzstoffe ebenfalls automatisiert im Menü-/ Speiseplan angegeben werden. Die tagesaktuelle Übermittlung nicht nur von Artikeln und deren Preisen, sondern auch den kennzeichnungsrelevanten Allergenen und Zusatzstoffen durch die angeschlossenen Lieferanten stellt einen wesentlichen Prozessvorteil internetbasierter Einkaufssysteme dar.

Über die Tagesdruckfunktion können alle Rezepturen im Rahmen der Produktionsplanung nach verschiedenen Faktoren exportiert werden (z.B. erforderliche Temperaturmessungen, Gastronorm-Behälter, Gargeräte, Schöpfkellenplan). Die Digitalisierung ermöglicht es heute, dass auch die erforderlichen Gargeräte miteinander kommunizieren. Beispielsweise kann ein Schockkühler automatisch gestartet werden, wenn der vorgelagerte Kochprozess nahezu abgeschlossen ist.

Sofern interne und/ oder externe Kunden wie z.B. eigene Filialen oder Versorgungsküchen sowie externe Schulen, Kindertagesstätten, Kantinen bedient werden, müssen die Bestellungen der Kunden erfasst und im Rahmen der weiteren Produktionsplanung, Kommissionierung sowie ggf. Rechnungstellung weiterverarbeitet werden. Um die Prozesssicherheit dieser komplexen Anforderungen zu gewährleisten, ist eine entsprechende EDV-gestützte Warenwirtschaft unerlässlich.

Bargeldlose Zahlungsmöglichkeiten und mobile Abrechnungssysteme

In der Gemeinschaftsgastronomie (insbesondere Betriebsgastronomie) kommen heute weitestgehend bargeldlose Zahlungssysteme zum Einsatz, welche wesentlich schnellere Zahlungsvorgänge gegenüber der Zahlung mit Bargeld, eine erhebliche Verkürzung der Wartezeiten und somit eine deutliche Verbesserung der Zufriedenheit von Mitarbeitern und Gästen ermöglichen. Es stehen verschiedene Arten bargeldloser Zahlungssysteme zur Verfügung:

  • Zahlung mittels Lohn und Gehalt:
    Die Verkäufe werden an der Kasse über eine Chipkarte dem Kunden zugeordnet und mit dem Gehalt des Folgemonats verrechnet.
  • Zahlung mit Aufwertung gegen Bargeld:
    Die Chipkarte wird im Voraus durch den Gast an einem Aufwerter mit Bargeld aufgeladen. An der Kasse oder am Automaten wird die Summe direkt von der Karte abgebucht.
  • Zahlung nach Aufwertung durch Paypal:
    Der Gast wertet seine Chipkarte online über einen Webbrowser oder mobil über sein Smartphone oder Tablet via Paypal auf. Anschließend kann die Chipkarte an allen Kassen entsprechend verwendet werden.
    Erste Restaurants erlauben zudem bereits die direkte Bezahlung vor Ort über Paypal.
  • Zahlung mit der Geldkarte:
    Die Geldkarte wird vom Kunden am Geldkartenterminal seiner Sparkassen- und Bankfiliale aufgeladen und kann direkt für die Bezahlung eingesetzt werden.

Zur Optimierung der Bestell- und Abrechnungsabläufe in der Gastronomie werden die Bestellungen dort effizient über mobile Handhelds durch den Service direkt am Tisch erfasst und an die Küche und den Tresen übertragen. Die damit verbundene Verkürzung der Wartezeiten bewirkt schnellere Tischwechsel und somit höhere Umsätze im Vergleich zur händischen Bestellaufnahme und -abrechnung. Die Bonierung erfolgt ebenfalls direkt am Gast.

Weitere Informationen hierzu unter einkauf@sundf-gruppe.de oder per Telefon: 02941-66048-0.