„Richtig“ einkaufen in Krisenzeiten

Die Corona-Krise zwingt viele Gastronomiebetriebe, auch das Thema „Einkauf und Warenwirtschaft“ neu zu denken. Externe Schlüsselpartner wie das S&F-Einkaufsportal können hier neuen Schub bringen.

Teil 7: Externer Schlüsselpartner für digitales und strategisches Beschaffungsmanagement

Externe Einkaufsdienstleister wie z.B. das S&F-Einkaufsportal stellen aufgrund Ihrer Spezialisierung und Professionalisierung inzwischen Einkaufsinstrumente und Ressourcen zur Verfügung, die in dieser Effizienz vom einzelnen Gastronomiebetrieb nicht geleistet werden können. Gastronomiemanager können dadurch nicht nur ihre eigenen Ressourcen entlasten und sich auf die eigenen Kernkompetenzen konzentrieren, sondern auch zusätzliche Wirtschaftlichkeitspotenziale erschließen. Diese ergeben sich z.B. durch ein begleitendes Preiscontrolling sowie die professionelle Durchführung von Ausschreibungen nach Qualitätsvorgaben des Kunden. Bei der Entscheidung, ob das Einkaufsmanagement an einen externen Dienstleister ausgegliedert oder besser in Eigenregie betrieben werden soll, sind somit nicht nur monetäre Aspekte (Kosten des Dienstleisters, Ersparnis durch die Mitgliedschaft im Einkaufsverbund), sondern vielfältige weitere, nicht-monetäre Argumente zu berücksichtigen, die sich z.B. in der Prozesssicherheit oder Senkung der Prozesskosten widerspiegeln.

Die nicht-monetären wie auch monetären Aspekte bei der Auswahl des „richtigen“ EDV- und Einkaufsdienstleisters sind vielfältig und immer auch an die kundenspezifischen Anforderungen anzupassen. Damit die Einführung eines Einkaufs- und Warenwirtschaftssystems und/ oder die Mitgliedschaft in einem externen Einkaufsverbund zum Erfolg wird, ist es erforderlich, im Vorfeld ein kundenspezifisches Pflichtenheft zu definieren, in dem alle Soll-Funktionen und –Dienstleistungen des zu beauftragenden Unternehmens eindeutig definiert sind. Die Soll-Kriterien sollten folgende Aspekte berücksichtigen (Checkliste für einen erfolgreichen Einkauf):

  1. Die Mitgliedschaft im Einkaufsverbund ist für den Kunden risikofrei (Rücktrittsrecht bei fehlenden Einsparungen).
  2. Die Einkaufsphilosophie des Kunden hinsichtlich Sortiments- und Lieferantenvorgaben (regional/überregional) wird vollständig berücksichtigt.
  3. Bei Ausschreibungen werden gleichwertige Artikel, d. h. „Äpfel mit Äpfeln“ verglichen.
  4. Preisliche Verbesserungen werden nicht nur einmalig, sondern laufend im Zuge entsprechender Preiskontrollen bzw. Preisberichte nachgewiesen.
  5. Die Finanzierung des Einkaufssystems/-portals ist vollständig transparent und führt zu keiner Bevorzugung bestimmter Lieferanten.
  6. Stark subventionierte oder je nach EDV-Partner komplett kostenfreie EDV-Bereitstellung des Einkaufs- und Warenwirtschaftssystems
  7. Sämtliche Artikel- und Preisdaten werden von Lieferantenseite tagesaktuell in das System eingespielt. Eine manuelle Preispflege ist nicht erforderlich.
  8. Das Einkaufssystem erzielt deutliche Prozessverbesserungen und erlaubt eine modulare Erweiterung zum Warenwirtschafts-/Nährwertberechnungssystem.
  9. Das Einkaufssystem ist benutzerfreundlich und auch durch Küchenmitarbeiter ohne EDV-Kenntnisse leicht bedienbar.
  10. Das Einkaufssystem ist offen für externe Systeme des Kunden inkl. FiBu-Schnittstelle (z. B. elektronische Rechnungsprüfung).

Wesentlicher Erfolgsfaktor: Strategisches Einkaufsmanagement

Der klassische Einkauf wie auch das operative Einkaufsmanagement werden den heutigen und zukünftigen Marktanforderungen nicht mehr gerecht. Das operative Einkaufsmanagement weist zwar vielfältige Optimierungsansätze auf – die notwendige strategische Komponente zur nachhaltigen Marktpositionierung und -sicherung bleibt jedoch unberücksichtigt. Diese ist jedoch für das Überleben des eigenen Gastronomiebetriebes unerlässlich.

Auch hier ist im Idealfall ein externer Schlüsselpartner hilfreich, der mit dem notwendigen „Blick von außen“ ungenutzte interne und externe Potenziale aufzeigt, aktuelle Markttrends einbringt und den Gastronomiemanager bei der strategischen Ausrichtung des Unternehmens berät. Denn darum geht es für den Gastronomiemanager von heute: Dieser ist gefordert, seinen gastronomischen Betrieb strategisch auf die Zukunft auszurichten! Gefragt sind strategische Ansätze des Wertschöpfungsmanagements, die sich auf die gesamte Versorgungskette (Supply Chain) beziehen.

Im Einkauf geht es somit zukünftig zunehmend darum, innovative und erlöskräftige Produkte wie auch gastronomische Konzepte im Markt aufzuspüren, mit denen die Gesamtwirtschaftlichkeit des eigenen Gastronomiebetriebes erhöht und nachhaltig gesichert werden kann. Ein umfassendes Wertschöpfungsnetzwerk, auch mit strategischen Wettbewerbern, ist zunehmend essentiell. Der Gastronomiemanager wandelt sich vom Produkteinkäufer zum Netzwerker und Einkäufer gastronomischer Konzepte. Diese definieren letztlich den „optimalen“ Preis. Ohne umfassend vernetzte Schlüsselpartner ist dies zukünftig kaum noch zu bewerkstelligen.

 

Abb.1: Vom strategischen Einkauf zum optimalen Preis

Weitere Informationen hierzu unter einkauf@sundf-gruppe.de oder per Telefon: 02941-66048-0.