Warenkostenanalyse – 2 Treffer bei Google

Das Thema Warenkostenanalyse ist noch nicht Hauptthema auf der Agenda vieler Geschäftsführer. Warum dies nicht so bleiben sollte, stellen wir Ihnen an einem Praxisbeispiel kurz dar.

In unserem Projekt sollten alle Bereiche einer Krankenhaus Cook&Chill -Zentralküche, die mit den Warenkosten (Lebensmittelkosten) zusammenhängen, erfasst und bewertet werden. Dies umfasste die Bereiche von der Speisenplanung, der Speisenerfassung und der Warenbestellung über die Rezepturen inkl. Kalibrierungen bis hin zur Speiseresteentsorgung. Anschließend wurden Schwachstellen in den Prozessabläufen dargestellt, um daraus im ersten Schritt Handlungsempfehlungen und Maßnahmen abzuleiten, und am besten schon an dieser Stelle Kostenersparnisse zu realisieren.

Und tatsächlich wurden an dieser Stelle schon die ersten Maßnahmen für Einsparungen identifiziert. So wurden zum Beispiel die Bestellzeiten verlängert, um die Produktion der Speisen nicht nur auf Basis von Schätzungen, sondern anhand aktueller Bestellungen vornehmen zu können. Ebenso konnten aus der Messung der Speisenrückläufe Rückschlüsse auf die tatsächlich verzehrte Essensmenge in den angeschlossenen Einrichtungen gezogen werden. Hier wurden die Kalibrierungen angepasst und so der Wareneinkauf gesenkt.

Apropos Kalibrierung: Auch das Personal der Küche wurde nochmals auf die Einhaltung der vorgegebenen Kalibrierungen geschult, da oftmals 50 g oder mehr pro Gebinde zu viel ausgegeben wurden. Das geht bei 1.000 Gebinden pro Tag ins Geld. Für den Bereich „Stationsbedarf“, welcher öfter übersehen wird, wurden zum einen die Mengen der Artikel und zum anderen die Bestellmengen je BKT geprüft. Auch hier wurden schnell Auffälligkeiten innerhalb der einzelnen Einrichtungen deutlich. Diese reichten von der Sortimentsbreite (30 – 70 Artikel je Einrichtung) bis hin zu Bestellmengen, welche teilweise doppelt so hoch waren. Interessant war es auch, zu schauen, wie es mit dem „Brot-Belag-Verhältnis“ (Wurstscheiben, Käsescheiben, Butter, Konfitüre, etc.) im Vergleich zur bestellten Menge an Brot und Brötchen aussieht. Auch hier gab es Abweichungen, es sei denn die Patienten essen ihr Brötchen mit 10 Scheiben Wurst. Eher unwahrscheinlich. Als Maßnahmen wurden die Artikelvielfalt standardisiert und die bestellbaren Mengen begrenzt.

Kommen wir nun von den aktiven Prozessen zur eher trockenen Datenanalyse.
FIRST STEP:
Abgleich der Budgetvorgaben mit deren Einhaltung. Ein Kritikpunkt war die Budgetplanung anhand der Vorjahresverbräuche. Heißt, je mehr ich ausgebe, umso mehr Budget habe ich im Folgejahr. Gesamt gesehen gab es bei den 34 analysierten Einrichtungen 14 Einrichtungen, welche ihr Budget nicht einhalten, wobei ein Toleranzwert von +10 % in Ordnung war. Bei der Einführung von Budgetvorgaben ist ein Einsparpotenzial von bis zu 60.000 € zu realisieren.

Maßnahme: Klare Budgetvorgaben und bei Überschreitungen diese besprechen.

STEP TWO:
Erstellung einer ABC-Analyse. Prüfung der Einkaufspreise von A und B Artikeln sowie Abgleich mit den verhandelten Preisen. Hier wurden Preisschwankungen festgestellt, welche vor allem Austauschartikel, wenn der verhandelte Artikel nicht lieferbar war, betrafen.

Maßnahme: Hier ist zwingend ein entsprechendes Controlling aufzubauen, um Abweichungen zeitnah zu erfassen und darauf reagieren zu können.

STEP THREE:
Überprüfung der IT-Strukturen und Schnittstellen. Hier waren innerhalb der IT-Prozesse zu viele Brüche festzustellen, welche ein händisches Übertragen der Daten notwendig machen, stattdessen ist dies immer sehr fehleranfällig.

Maßnahmen: Vereinheitlichung der Systeme und Nutzung einer KI-Software zur präzisen Produktionsplanung.

FAZIT: IN DEN WARENPROZESSEN STECKT NOCH EINSPARPOTENZIAL!

Autor: Uwe Thiele, Berater Verpflegungsmanagement S&F